Durch Unternehmensprojekte kann der Wandel in vielen Geschäftsbereichen von außen gesteuert werden. Dazu muss es dem Projektmanager jedoch gelingen, Führungskräfte und Mitarbeiter ins Boot zu holen. Denn die Geschäftsbereiche sollen die Projektarbeit effektiv unterstützen und umsetzen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• wodurch sich wirksames Projektmanagement in der Planungsphase auszeichnet,
• wie sich Widerstände und Konflikte in der Umsetzungsphase auswirken und
• welche Anforderungen die Führungsebene in diesem Prozess erfüllen muss.

Projekte zur Unternehmensführung

Unternehmen stehen unter Druck, sich an eine Vielzahl veränderter Situationen im Markt und an neue gesellschaftliche Rahmenbedingungen anzupassen. Veränderte Gesetze, neue internationale Konkurrenten oder Anforderungen innerhalb der Lieferkette sind Beispiele für solche Einflüsse. Ein Unternehmen ist so gezwungen, kontinuierlich übergreifende Themen zu bearbeiten. Projekte stellen für die Steuerung der Lösungsprozesse und Ergebnisse ein organisatorisches Führungsinstrument mit klarer Struktur und Verantwortlichkeit dar. Im Folgenden werden diese Projekte als Unternehmensprojekte bezeichnet. Die organisatorische Kontrolle des Erfolgs erscheint im Rahmen eines Projekts einfach und strukturiert, ist aber in der Praxis in hohem Maße abhängig von den persönlichen Kompetenzen des Projektmanagers und seiner Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Geschäftsbereichen. Organisatorisch ist ein Projekt daher ein gut kontrollierbares Instrument der Unternehmensführung, inhaltlich verschiebt dies aber kritische Fragestellungen zu Arbeitsprozessen und Handlungsweisen in den Verantwortungsbereich des Projektmanagers. Da Unternehmensprojekte von der Struktur her Top-Down-Instrumente der Unternehmensführung sind, stellt die Projektarbeit mit den Geschäftsbereichen eine personelle Einmischung in Machtbefugnisse und die Arbeitsorganisation dar. Von der Diskussion notwendiger Ziele bis zur Konzeption der Umsetzung wird deutlich, dass Unternehmensprojekte unter anderem das Ziel verfolgen, einen Wandel von außen zu initiieren. Dies hat nachhaltige Folgen für die Führungskräfte und die Mitarbeiter in den Geschäftsbereichen. Der Unternehmenserfolg ist aber letztlich von den persönlichen Reaktionen in den Geschäftsbereichen abhängig. Er hängt davon ab, ob die Projektarbeit die inhaltliche Arbeit fördert oder behindert. Aus dieser Perspektive soll dargestellt werden, welche Aspekte die Arbeit des Projektmanagers als erfolgreich kennzeichnen und welche Anforderungen an Kompetenzen und Rollen sich daraus für die Person ableiten. Diese Anforderungen ergänzen ein Rollenverständnis, von dem man bei einer »Umsetzung nach Plan« ausgeht.

Beispiel: Projekt zur Verbesserung der Marktwahrnehmung

Ein Beispiel für den Wandel durch die Marktbedingungen wird dies verdeutlichen. Eine strategische Marktstudie zeigt der Führungsebene eines Elektronikunternehmens, dass der Markt für die Produktgruppe »Drucker« in den Produkten der Konkurrenz mehr Funktionalität wahrnimmt. Die Analyse der Marktstudie macht deutlich, dass dies eine subjektive Wahrnehmung im Markt ist und keine technischen Gründe hat. Für das Unternehmen ist dies eine Problemstellung, auf die systematisch reagiert werden muss. Daher wird ein Projekt im Rahmen der Informationspolitik initiiert, das auf die »Optimierung des Informationsprozesses« ausgerichtet ist und die Marktwahrnehmung messbar verbessern soll. Für die zukünftige Geschäftsentwicklung wird dem Projekterfolg eine große Bedeutung beigemessen.

Zu den Kunden gehören einerseits Endkunden, aber auch große Unternehmen, die mit langfristigen Rahmenverträgen und hohem Umsatzvolumen in technische Infrastruktur investieren. Das Projekt betrifft sowohl den Verantwortungsbereich des Marketing an Endkunden als auch den Vertrieb von Unternehmenskunden. Diese Geschäftsbereiche bearbeiten ihre Ziele mit Informationsangeboten aus unterschiedlichen Perspektiven und verfolgen unterschiedliche Fragestellungen.

Das Marketing hat im Unternehmen das Ziel, Innovationen der Produkte im Markt schnell bekannt zu machen. Damit sind die Neueinführung von Produkten in den Markt und eine schnelle Bekanntheit Kernaufgaben und Zielvorgaben. Der Vertrieb möchte mit Informationsangeboten den Entscheidungsprozess des Kunden in Richtung Kaufentscheidung beeinflussen. Besonders kritisch ist für den Vertrieb der Zeitpunkt, zu dem Entscheider Informationen zu neuen Produkten erhalten. Ein Konflikt bezüglich des Zeitpunktes der Kundenkommunikation wird immer dann entstehen, wenn der Vertrieb längerfristig an Verhandlungen mit Kunden arbeitet. Zeitlich zu frühe Informationen zu Innovationen und neuen Produkten für Entscheider können gerade mittelfristige Verhandlungen stören und in manchen Fällen auch beenden. Das Projekt zielt also auf die Lösung einer Problemstellung über zwei Bereiche mit konfliktreichen Perspektiven bezüglich der zeitlichen Bereitstellung von Informationen an Kunden. Die systematische Definition des Erfolgs über beide Bereiche hinweg ist eine eigene Perspektive im Management dieses Projektes. Die Auseinandersetzung mit dem Marktproblem führt somit auch zu einer Auseinandersetzung mit beiden Geschäftsbereichen, deren unterschiedlichen Perspektiven und geschäftlichen Zielen.

Projektmanagement und Planungsphase

Für das Unternehmen bedeutet Erfolg, einen Zielzustand zu erreichen, in dem der Kunde die Produktlinie Drucker als funktional gleichwertig zur Konkurrenz wahrnimmt. Im Projekt ist dazu die Frage zu beantworten, in welcher Form Ziele und abgeleitete Maßnahmen entwickelt werden können, um diesen Zustand zu erreichen und ihn auch für die Zukunft zu garantieren. Grundlage der Arbeit des Projektmanagers ist daher, dass er sich mit der Ausgangssituation in den Geschäftsbereichen ebenso auseinandersetzt wie mit der gewünschten Zielsituation für das Unternehmen. In der Planungsphase wird das Projektziel in Form einer Zielkaskade mit spezifischen Projektzielen für die Geschäftsbereiche abgeleitet. Konkret werden die bestehenden Zielsetzungen, Erfolgsfaktoren und Risiken des Marketings sowie des Vertriebs mit Experten sowie den Führungskräften erfasst und für das Projektziel und das Unternehmensproblem bewertet. Kritische Rahmenbedingungen der aktuellen Geschäftssituation müssen dabei transparent gemacht und systematisch berücksichtigt werden. In der Projektarbeit sollten auf diese Weise erkennbare Risiken für das bestehende operative Geschäft innerhalb der Planung ausgeschlossen werden. Auf Grundlage der umfassenden Ergebnisse muss dann entschieden werden, ob eine Anpassung der Ziele oder die Einführung neuer Ziele notwendig ist, um den anvisierten Veränderungsprozess zu erreichen.

Für die organisatorische Umsetzung ist der notwendige Umfang von Anpassungen entscheidend, da er die nötigen Investitionen bestimmt. In dieser Art und Weise können Projektziele auf inhaltlicher Ebene als auch auf der Ebene von Kennzahlen behandelt werden. Dies zieht unterschiedliche Formen der Erfolgskontrolle nach sich. Die Entscheidung für eine bestimmte Form der Erfolgskontrolle sowie die inhaltliche Ausprägung der Ziele bestimmen das gesamte Vorgehen des Projektmanagers. Diese beiden Kategorien legen für den Projektmanager unterschiedliche Kompetenzen in der Steuerung der Aktivitäten und des Dialogs mit den Geschäftsbereichen fest. Da die Führung der Geschäftsbereiche auf der Art der Erfolgskontrolle beruht, ist die ideale Anforderung an das Projekt, die Ziele im bestehenden Zielsystem des jeweiligen Geschäftsbereiches zu formulieren. Grundsätzlich entsteht aus der Projektarbeit zu einem übergeordneten Unternehmensziel mit mehreren Geschäftsbereichen ein besonderes Problem für die Person des Projektmanagers. Widerstände und Konflikte mindern den Erfolg des Projektes in der Phase der Umsetzung, da die notwendige Unterstützung einer effektiven Umsetzung von organisatorischen und inhaltlichen Maßnahmen in den Geschäftsbereichen gefährdet wird.

Da für die Geschäftsbereiche die Notwendigkeit zur Veränderung schon in der Planungsphase deutlich wird, muss der Projektmanager mit persönlichem Widerstand und Barrieren von Entscheidern und Experten der Geschäftsbereiche rechnen und vorbereitet sowie kompetent damit umgehen. Eine kontinuierliche Abstimmung mit den Führungskräften von Marketing und Vertrieb ist dabei grundlegend, um die Unterstützung während aller Projektphasen sicherzustellen. Die Projektarbeit besteht also zu einem großen Teil in einem komplexen geschäftlichen Planungsprozess, der die Perspektiven des Unternehmens als auch die der Geschäftsbereiche mit einbezieht. Er macht somit vielfältige Abstimmungsprozesse nötig. Infolgedessen wird ein Projektmanager, trotz einer scheinbar einfach strukturierten Problemstellung, bei seiner Arbeit mit den Geschäftsbereichen und bei der Gestaltung der dazu nötigen Rolle schnell in eine komplexe Situation geraten. Eine effektiv wirksame Planungsphase im Projekt schließt Ursachen für Misserfolge weitgehend aus. Weitere Erfolgsfaktoren einer erfolgreichen Projektarbeit lassen sich folgendermaßen formulieren:

• Die Bedeutung des Unternehmensproblems ist in den Geschäftsbereichen bekannt und stellt die breit akzeptierte Grundlage für die Projektarbeit dar.

• Die Anforderung, Änderungen im Geschäftsbereich umzusetzen, ist bekannt und wird durch die Führungskräfte aktiv unterstützt und kommuniziert.

• Auch die geschäftlichen Risiken sind dem Geschäftsbereich bekannt und fließen in Entscheidungen zu Teilzielen ein. Dies umfasst auch Risiken, die in der Zusammenarbeit unterschiedlicher Geschäftsbereiche entstehen.

• In der systematischen Arbeit mit dem Geschäftsbereich werden Projektziele festgelegt, die das Unternehmensproblem lösen, kritische Risiken ausschließen und die Zustimmung und Unterstützung der verantwortlichen Führungskräfte finden.